KSeF rozpala wyobraźnię biznesu, ale sama platforma nie zrobi rewolucji za firmy. To, co naprawdę przestawia wajchę w działach finansowo-księgowych, dzieje się w procesach: w sposobie obiegu dokumentów, w automatyzacji akceptacji i w tym, jak dane z faktur zaczynają zasilać decyzje.
— Krajowy System e-Faktur – jak na rewolucję przystało – zmieni zasady gry w rozliczeniach finansowych firm w Polsce, a dla wielu z nich będzie to pierwszy realny kontakt z cyfryzacją biznesu. Jednak KSeF to tylko rządowa platforma wymiany faktur i sama w sobie nie przeprowadzi transformacji procesów w organizacji — mówi dla Business Growth Review Edyta Wojtas, założycielka i prezes BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART. Jej zastrzeżenie ustawia właściwą perspektywę: technologia państwowa to brama, nie autostrada. O tym, czy organizacja pojedzie szybko i bezpiecznie, decyduje wewnętrzny silnik obiegu i automatyzacji.
Od papieru i maili do przejrzystego procesu
Przejście z luźnych mailowych wątków czy segregatorów na ustrukturyzowany obieg elektroniczny jest dziś najkrótszą drogą do opanowania sezonowych spiętrzeń i odzyskania spokoju w zespole. — W elektronicznym obiegu dokumentów nie trzeba ich szukać po mailach, w szufladach czy segregatorach. Trafiają one od razu do przejrzystego procesu akceptacji i księgowania. To oszczędność czasu i mniejszy stres w momentach największego obciążenia działów księgowości — podkreśla Edyta Wojtas. 
Ten porządek nie jest celem samym w sobie. Gdy faktury płyną jednym korytarzem, łatwo zaprogramować reguły akceptacji, ustawić progi decyzyjne i zbudować ślad audytowy, który odpowiada na pytanie nie tylko „co” i „kiedy”, ale też „dlaczego”.
Automaty, które robią różnicę
Nowoczesne systemy finansowo-księgowe przestały być wyłącznie miejscem ewidencji. Tam, gdzie kiedyś dominowało ręczne przepisywanie, dziś wchodzą algorytmy OCR i modele AI, które wyciągają dane z dokumentów, porównują je z zamówieniami i zapisami w banku, a następnie podejmują pierwsze decyzje.
Dzięki temu praca zespołu zsuwa się z warstwy manualnej w stronę analizy wyjątków. Kiedy robot znajduje większość pozycji, ludzie mają czas, by zająć się tym, co nieoczywiste: negocjacją warunków, optymalizacją cash flow i doradztwem dla biznesu.
Rola zespołu księgowego rośnie, nie maleje
Paradoks cyfryzacji polega na tym, że im więcej czynności wykonują systemy, tym bardziej rośnie znaczenie kompetencji miękkich i interpretacyjnych w księgowości. — Uwolniony czas specjaliści mogą wykorzystać na doradztwo, analizę danych czy rozwój kompetencji — zauważa Edyta Wojtas. W praktyce oznacza to zmianę profilu ról: z operatora wprowadzającego dane w partnera dla controllingu i zarządu.
Zmienia się też horyzont odpowiedzialności. Tam, gdzie algorytmy podejmują automatyczne decyzje, człowiek projektuje zasady gry: ustala reguły, progi, wyjątki i scenariusze reakcji na błędy.
Na tym tle KSeF dostarcza jeszcze jedną korzyść — porządkuje życie dokumentów, co ułatwia budowę jednego widoku na faktury. — Krajowy System e-Faktur to kluczowy element cyfrowej transformacji faktur w polskich firmach, oferujący szereg korzyści, które znacząco zmieniają sposób pracy działów księgowych. Przede wszystkim, KSeF umożliwia automatyzację procesów fakturowania, co prowadzi do oszczędności czasu i zmniejszenia ryzyka błędów ludzkich. Centralizacja faktur w systemie pozwala na łatwiejszy dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co poprawia organizację pracy oraz zapewnia większą przejrzystość i kontrolę nad danymi — mówi Rafał Bazyli, specjalista ds. wdrożeń systemów ERP w itDesk. Ten „jednolity obraz” to nie kosmetyka. Gdy organizacja widzi całość w czasie zbliżonym do rzeczywistego, szybciej wykrywa anomalie, zamyka miesiąc z mniejszą liczbą korekt i lepiej planuje płynność.
Mniej błędów, więcej zaufania do danych
Cyfrowy strumień faktur pozwala też ograniczyć odwieczne ryzyko pomyłek i nieścisłości. — Wdrożenie KSeF zmniejsza ryzyko pomyłek przy przesyłaniu faktur do urzędów skarbowych, ponieważ proces ten jest teraz w pełni zautomatyzowany — podkreśla Rafał Bazyli z itDesk.
W praktyce chodzi o dwa poziomy jakości. Pierwszy to zgodność techniczna: poprawny format, komplet wymaganych pól, walidacje przed wysyłką. Drugi to zgodność biznesowa: spójność między fakturą a zamówieniem, zgodność cen, stawek VAT, terminów i warunków płatności. Kiedy oba poziomy są zamknięte w jednym procesie, a decyzje automatyczne są monitorowane, rośnie zaufanie do danych, a cykle rozliczeniowe się skracają.
Integracja z ERP i realne oszczędności
Wiele firm obawia się, że integracja KSeF z ERP oznacza remont generalny całego zaplecza. Dojrzałe wdrożenia pokazują, że klucz tkwi w połączeniu dwóch światów — standardów państwowej platformy i specyfiki wewnętrznych procesów.
Rafał Bazyli
W tle działa tu klasyczna mechanika ROI: mniej poprawek, mniej przestojów, krótszy lead time od wpływu dokumentu do jego zaksięgowania, a więc szybsza informacja zarządcza.
SaaS obniża próg wejścia
Jeszcze niedawno taką modernizację rezerwowano dla dużych organizacji. Model subskrypcyjny sprawił, że to, co było „projektem na lata”, staje się dostępne także dla mniejszych firm. — Zakup oprogramowania w modelu subskrypcyjnym (Software-as-a-Service) sprawia, że takie rozwiązania są dostępne także dla mniejszych firm, bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT. Automatyzacja i cyfrowy obieg dokumentów nie są już luksusem – to fundament sprawnej księgowości w erze KSeF — wskazuje Edyta Wojtas. Dzięki temu mniejsze zespoły mogą zagrać w tej samej lidze, stawiając na gotowe integracje, aktualizacje w cenie i elastyczną skalę licencji.
Jak zacząć, żeby naprawdę zmienić pracę działu? Najlepsze wdrożenia zaczynają się od mapy, nie od kodu. Najpierw warto rozpisać, jak „płynie” dokument, gdzie pojawiają się decyzje, kto je podejmuje i jakie dane są niezbędne, by algorytmy mogły zadziałać. Później przychodzi czas na parametryzację reguł i wyłapanie wyjątków, które muszą zostać na ścieżce manualnej. Testy powinny odwzorować realną zmienność: różne typy kontrahentów, waluty, stawki, korekty, progi akceptacji i sytuacje sporne. Gdy proces przejdzie przez kilka zamknięć miesiąca bez istotnych zgrzytów, można podnosić poziom automatyzacji i włączać kolejne obszary, na przykład rozliczanie zaliczek, obsługę duplikatów albo reguły windykacyjne.
Nowa norma: procesy, dane, ludzie
KSeF jest katalizatorem, ale to firmy definiują tempo i głębokość zmiany. Tam, gdzie obieg elektroniczny i automaty są zaprojektowane rozsądnie, księgowość wychodzi z roli „tam, gdzie trafiają dokumenty” i staje się ośrodkiem wiarygodnych danych finansowych. To przesunięcie ma wymiar bardzo ludzki: mniej stresu w szczytach, mniej powtarzalnej pracy, więcej wpływu na decyzje. I właśnie dlatego, choć technologia stoi w centrum, ostatecznym miernikiem sukcesu jest spokojniejszy zamknięty miesiąc i zarząd, który może podejmować decyzje szybciej, bo ufa danym.
Czytaj też: Integracja KSeF z systemami ERP. Jak to zrobić bezboleśnie i zgodnie z wymaganiami
Edyta Wojtas