Praca zdalna przestała być dodatkiem do etatu. Stała się jednym z modeli funkcjonowania biznesu. Wiele firm wciąż jednak uczy się, jak poukładać formalności, narzędzia, komunikację i zaufanie tak, aby home office rzeczywiście wspierał wyniki. O konkretnych praktykach, które sprawdzają się w technologicznych organizacjach, opowiadają Business Growth Review Piotr Strzelecki z Fakturowni oraz Paulina Świątkiewicz z portali pracy justjoin.it i rocketjobs.pl.
Praca zdalna w wielu firmach przestała być benefitem i stała się jednym z głównych modeli działania. Dla części organizacji to naturalna ewolucja, dla innych nadal spore wyzwanie — zarówno prawne, technologiczne, jak i organizacyjne.
Z perspektywy biznesu nie chodzi dziś o to, „czy” pozwalać na home office, ale „jak” go zorganizować, żeby wspierał osiągnięcie wyników, a nie utrudniał. Na początku warto zatrzymać się przy fundamentach, które z pozoru brzmią mało ekscytująco, a w praktyce decydują o tym, czy cały model zadziała. — Zacznę od banału, ale od tego naprawdę nie uciekniemy. Fundamentem wprowadzania pracy zdalnej są aspekty formalno-prawne — podkreśla Paulina Świątkiewicz, HR Business Partner w portalach pracy justjoin.it i rocketjobs.pl. — Jeśli nie zrobimy porządku od samego początku, nie stworzymy spisanych zasad, łatwo potknąć się już na starcie. I choć nie brzmi to spektakularnie, potrzebujemy stabilnego podłoża, aby móc skupić się na detalach — dodaje.
To stabilne podłoże w praktyce oznacza dopracowane regulaminy, zapisy w umowach, polityki bezpieczeństwa, jasne reguły BHP przy pracy z domu, a także określenie, jak firma rozlicza czas pracy, nadgodziny czy dostępność pracownika. Jeżeli te kwestie zostaną pominięte, organizacja prędzej czy później zaczyna zarządzać wyjątkami i gaszeniem pożarów, zamiast skupiać się na rozwoju. Dobrze opisany model pracy zdalnej to też nieocenione wsparcie dla menedżerów — ci wiedzą, na co mogą się powołać i jak prowadzić zespół w spójny sposób.
Fundamenty to jedno. Co dalej?
Zaraz po fundamentach prawnych pojawia się kwestia narzędzi i technologii. W firmach cyfrowych nie da się jej pominąć — to od niej zależy płynność procesów i komfort pracy. Piotr Strzelecki, członek zarządu Fakturowni, zwraca uwagę, że dla firm technologicznych, takich jest kilka dość oczywistych elementów umożliwiających sprawną współpracę zdalną. — Firma na pewno potrzebuje odpowiednio zabezpieczonych narzędzi online — z prostym dostępem dla pracowników, ale nie dla osób niepowołanych. To dla nas ważne kryterium nie tylko przy wyborze narzędzi dla naszego zespołu, ale i w rozwoju Fakturowni jako oprogramowania, z którego korzysta tysiące firm pracujących zdalnie. Ważne jest przy tym, aby tych narzędzi nie było za dużo. Idealną sytuacją jest, gdy można procesami zarządzać z poziomu jednego systemu, wspierając się ewentualnymi integracjami. Tu również Fakturownia jako system rozliczeniowo-księgowy zintegrowany z platformami e-commerce, jest dobrym przykładem — tłumaczy.
W praktyce dla wielu organizacji oznacza to odejście od systemu, w którym każdy zespół pracuje na innym zestawie programów, a informacje giną między nimi. Najlepszą praktyką staje się porządkowanie środowiska. Chodzi o wybór kilku narzędzi, integracje pomiędzy nimi, centralizację danych i dbałość o bezpieczeństwo. Im mniej rozproszonych, niepowiązanych ze sobą systemów, tym łatwiej o spójność procesów, szybsze wdrażanie nowych osób i mniejsze ryzyko wycieków danych.
Technologia to jednak nie tylko systemy transakcyjne czy rozliczeniowe, ale też codzienna komunikacja między ludźmi.
Dobrze dobrany komunikator, uzupełniony o zaplanowane kanały tematyczne, ustalone zasady reakcji i kultury komunikacji, decyduje o tym, czy pracownicy czują się częścią zespołu, czy raczej samotnymi freelancerami podpiętymi do tej samej bazy danych.
W wielu organizacjach najlepszą praktyką okazuje się rozróżnienie przestrzeni do pracy (np. kanały projektowe, zespołowe) od przestrzeni społecznościowych (np. kanał off-topic, na zdjęcia z weekendu czy wymianę luźniejszych komentarzy). Pomaga to budować relacje, które kiedyś powstawały w biurowej kuchni.
Sama infrastruktura i narzędzia to nadal za mało, jeśli nie idzie za nimi przemyślana organizacja pracy. Paulina Świątkiewicz zwraca uwagę, że bez tego home office nie ma racji bytu. — I wreszcie organizacja pracy. Jasne zasady komunikacji i dostępności, regularne spotkania, przejrzyste reguły i transparentny system raportowania wyników to coś, bez czego home office po prostu nie działa. Praca zdalna nie dzieje się sama, trzeba ją dobrze zaplanować, żeby naprawdę dobrze funkcjonowała — podkreśla ekspertka.
Zasady dla pracy zdalnej
W dojrzałych organizacjach standardem jest już określanie godzin, w których zespół musi być dostępny, ustalenie rytmu spotkań statusowych, a także przejście z kontroli czasu pracy na zarządzanie przez cele i efekty.
Najlepszą praktyką staje się przesunięcie ciężaru z „bądź online” na „dowozimy uzgodnione rezultaty”. Dobrze zaprojektowany system raportowania wyników chroni przed mikrozarządzaniem. Jednocześnie daje liderom przejrzysty obraz postępów bez konieczności ciągłego dopytywania.
Z kolei Piotr Strzelecki przypomina, że poza procesami i narzędziami liczy się to, w jaki sposób firma układa codzienną współpracę w rozproszonym zespole:
Piotr Strzelecki
Ten fragment dobrze pokazuje, że najlepsze praktyki pracy zdalnej nie polegają wyłącznie na udostępnieniu laptopa i VPN-a. Co to oznacza? Że ważne staje się świadome zaprojektowanie całego ekosystemu, od sprzętu, przez workflow dokumentów, aż po cykliczne spotkania na żywo.
Coraz więcej firm dochodzi też do wniosku, że najbardziej efektywny jest model mieszany, gdzie większość pracy wykonujemy zdalnie, ale kilka razy w roku spotykamy się w biurze lub poza nim, żeby budować relacje, planować strategiczne projekty i świętować sukcesy. Takie momenty na żywo stają się spoiwem dla rozproszonych zespołów i ułatwiają potem szybszą, bardziej bezpośrednią komunikację online.
Z perspektywy biznesu dobrze poukładana praca zdalna to już nie tylko odpowiedź na oczekiwania pracowników, ale też przewaga konkurencyjna. Firmy, które zadbały o fundamenty formalne, bezpieczne i zintegrowane narzędzia, infrastrukturę komunikacji, przejrzyste zasady organizacji pracy oraz kulturę zaufania, są w stanie zatrudniać talenty z różnych lokalizacji, szybciej skalować się na nowe rynki i budować bardziej odporną organizację.
Trzeba jednak pamiętać: praca zdalna „nie dzieje się sama”. — Wymaga zaprojektowania, decyzji i konsekwencji — podkreśla Paulina Świątkiewicz. Z kolei przykład Fakturowni pokazuje, że zaufanie, mądry dobór narzędzi i regularne spotkania na żywo potrafią zbudować bardzo sprawny model działania rozproszonego.
Paulina Świątkiewicz