Strategia jest trudna — ale nie tak trudna, jak jej realizacja. KPI rozwiązują ten problem.
Rozwój i skalowanie biznesu wymaga solidnej strategii i zdyscyplinowanej realizacji. Jako specjalista ds. rozwoju biznesu, Bruce Eckfeldt, który pracował z dziesiątkami szybko rozwijających się firm, pomaga zespołom zarządzającym w rozwiązaniu tych wyzwań. — Dobre opracowanie obu tych elementów jest kluczem do osiągnięcia przez firmę wyższego poziomu — mówi.
Jak zauważa, większość zespołów jest przytłoczona codziennymi operacjami i gaszeniem pożarów. Zmagają się z wdrażaniem strategicznych posunięć i nie potrafią poprawić procesów wspierających wzrost i ekspansję. Podczas gdy strategia wymaga dużo myślenia, realizacja wymaga dużo wysiłku. 
Jednym z narzędzi, które wykorzystuje do pomocy zespołom w realizacji, są kluczowe wskaźniki wydajności (KPI). Są to specyficzne metryki, które pomagają nam mierzyć i zarządzać procesami biznesowymi. Chociaż łatwo jest wymyślić wiele KPI, trudno jest wybrać te właściwe, które naprawdę będą napędzać wydajność i wzrost.
— Kluczowe tutaj jest myślenie o firmie jako o serii systemów, które współpracują, aby wytwarzać krytyczne wyniki. Obejmują one produkty pracy, lojalnych klientów, własność intelektualną/aktywa, reputację i oczywiście gotówkę. Myśląc w kategoriach systemów, możesz zacząć identyfikować, co trzeba mierzyć i zarządzać, aby skutecznie skalować — mówi ekspert.
Oto kroki, które stosuje Eckfeldt, aby pomóc zespołom zidentyfikować obszary biznesu, które potrzebują KPI, wdrożyć je i używać ich do skalowania firmy.
Zidentyfikuj swoje kluczowe procesy
Każdy biznes to seria systemów i subsystemów. Marketing, sprzedaż, dostawa, obsługa klienta itp. mają kluczowe kroki i działania, które wzajemnie się uzupełniają. Sporządź ich mapę i zidentyfikuj, jak się ze sobą łączą, aby tworzyć wartość dla klientów i generować gotówkę.
Sporządź mapę głównych kroków
Dla każdego kluczowego procesu sporządź mapę podstawowych działań i jak one ze sobą współpracują.
Dla marketingu mogą to być:
- Docelowe grupy
- Opracowywanie ofert
- Tworzenie treści
- Dostarczanie treści
- Wzbudzanie zainteresowania
- Kwalifikowanie leadów
- Przekazywanie ich do sprzedaży
Każde działanie powinno mieć wejście i wyjście oraz pewną miarę sukcesu.
Burza mózgów nad wskaźnikami wejścia, wydajności i wyników
Dla każdego kluczowego procesu przeprowadź burzę mózgów nad trzema typami wskaźników.
Wskaźniki wejścia to działania, które zasilają proces, takie jak cold calling dla zespołu sprzedaży. Wskaźniki wydajności pokazują, jak działają wewnętrzne części systemu, takie jak inwentarz części dla procesu montażowego. Wskaźniki wyników mierzą zaś wyniki, takie jak jakość dla systemu produkcyjnego.
Wybierz dwa lub trzy KPI dla każdego
Wybierz po dwa lub trzy wskaźniki dla każdego typu dla każdego kluczowego procesu biznesowego. Staną się one twoim kompletnym frameworkiem KPI dla firmy. Chociaż mogą się one dostosowywać i zmieniać w miarę jak firma się rozwija, powinny pozostać stosunkowo stabilne w czasie.
Mierz i ustalaj bazę
Zanim zaczniesz poprawiać, musisz mierzyć i ustabilizować każdy z nich. Nie możesz poprawić systemu, który nie jest zdefiniowany i stabilny. Poświęć czas na standaryzację kroków i pomiar wydajności przez określony czas.
Ustal cele wzrostu i poprawy
Biorąc pod uwagę twoją strategię i przyszłą wizję, ustal swoje kluczowe cele dla wyników, a następnie pracuj wstecz. Jeśli obecnie produkujesz 230 jednostek dziennie i musisz osiągnąć 1000 jednostek dziennie za dwa lata, określ, jakie inne wskaźniki muszą się zmienić.
Chociaż możesz potrzebować uwzględnić wskaźniki wejścia, możesz także przyjrzeć się wskaźnikom procesu. Podwojenie wskaźników konwersji na spotkaniach sprzedażowych przyniesie taki sam efekt, jak dwa razy więcej spotkań.
Ustal rytmy przeglądu
Ustal jasny harmonogram przeglądania i rewizji swoich wskaźników. W miarę jak strategia biznesowa ewoluuje, wyniki, klienci i konkurencyjne otoczenie będą się zmieniać, a to wpłynie na twoje systemy. Najlepsze firmy używają tego procesu do napędzania poprawy procesów i innowacji.
Zrozumienie twojego biznesu jako systemu daje ci perspektywę i narzędzia potrzebne do planowania wzrostu. Ustalenie właściwych KPI pomoże ci zarządzać i przyspieszać rozwój. Odpowiednie opracowanie ich może sprawić, że proces będzie łatwiejszy i szybszy. Nieprawidłowe ich ustalenie może prowadzić do marnowania zasobów i frustracji.
