58% firm wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP. Co warto sprawdzić przed decyzją o modernizacji

58% firm wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP

Mediana wykorzystania modułów ERP w firmach 200+ mieści się w przedziale 40–59%. Tylko 9% respondentów deklaruje, że korzysta z niemal wszystkiego, co kupiło. Na drugim biegunie 10% przyznaje, że większość modułów jest nieużywana — a kolejne 10% nigdy tego nie sprawdzało.

Inaczej wypadają licencje użytkowników. Tu mediana sięga 60–80%, a co czwarta firma używa ponad 80% wykupionych dostępów. Wniosek? Firmy w Polsce dobrze wykorzystują liczbę dostępów, ale nie wykorzystują potencjału i możliwości posiadanego oprogramowania, często nawet o tym nie wiedząc. Przyczyny mogą być różne: część funkcji mogła zostać zakupiona z myślą o kolejnych etapach rozwoju, część mogła stracić znaczenie wraz ze zmianą procesów, a w innych przypadkach organizacja mogła zbudować alternatywne rozwiązania poza ERP. Sam poziom wykorzystania modułów nie przesądza więc o potrzebie wymiany systemu — jest natomiast dobrym punktem wyjścia do sprawdzenia, czy obecna architektura nadal odpowiada potrzebom biznesu.

Koszt utrzymania, który rzadko trafia do jednego zestawienia

Zapytaliśmy decydentów o szacowany roczny koszt utrzymania obecnego ERP, który zwykle nie mieści się w jednej pozycji budżetowej: obejścia procesów, pracę ręczną, konsultantów, poprawki oraz utrzymanie rozwiązań wymagających dodatkowej obsługi. Mediana odpowiedzi to 251–500 tys. zł rocznie. To ostrożny obraz typowej firmy — mediana, inaczej niż średnia, nie jest zawyżana przez największe organizacje.

Rozpiętość jest jednak duża. 43% respondentów wskazuje kwotę powyżej pół miliona złotych, 18% — powyżej miliona, a 7% przekracza trzy miliony. Osobną kategorię stanowią koszty aktualizacji. Ich mediana mieści się w przedziale 10–25% całkowitej kwoty, jednak co czwarta firma wskazuje udział na poziomie 26–50%, a 8% — ponad 50%.

Tylko 21% decydentów deklaruje pełną widoczność kosztu ERP

Najciekawszy wynik badania nie dotyczy wysokości kosztu, lecz jego widoczności. Ze stwierdzeniem „mamy pełną widoczność, ile naprawdę kosztuje nas obecny system” zgadza się jedynie 21% decydentów, a 51% zaprzecza. To najniższa ocena spośród dziewięciu stwierdzeń w badaniu — mediana 2 na skali pięciostopniowej.

Tylko 21% decydentów ma pełną widoczność, ile naprawdę kosztuje ich obecny system. 51% zaprzecza.

To istotne, ponieważ bez takiego obrazu trudno rzetelnie porównać trzy możliwe scenariusze: dalszą optymalizację obecnego środowiska, jego modernizację albo wymianę systemu.

Po dekadzie eksploatacji pytanie „co dalej?” pojawia się znacznie częściej

Trzydzieści procent badanych firm pracuje na ERP starszym niż dziesięć lat i grupa ta odpowiada inaczej niż reszta rynku. Tylko 20% z nich uważa, że system nadąża za tempem rozwoju biznesu, natomiast 48% twierdzi, że nie nadąża. 54% widzi z kolei koszt utrzymania rosnący szybciej niż efektywność, jaką system przynosi — w porównaniu do 41% w całej próbie.

Najmocniejszy sygnał to deklaracja o nieuchronności zmiany. W firmach z systemem starszym niż dekada 59% decydentów zgadza się, że wymiana ERP jest kwestią „kiedy”, a nie „czy”. W całej próbie odsetek ten wynosi 42%. Zmiana rzadko wymusza się awarią — częściej dojrzewa stopniowo. Impulsem bywa też decyzja zapadająca poza firmą, na przykład zakończenie wsparcia dla starej wersji systemu przez dotychczasowego dostawcę.

Od diagnozy obecnego ERP do decyzji o kolejnym kroku

Same wyniki badania nie odpowiadają na pytanie, czy firma powinna wymienić ERP. I właśnie dlatego pierwszym krokiem nie powinien być wybór nowego systemu. W jednej organizacji największą wartość może przynieść uruchomienie niewykorzystywanych funkcji lub uporządkowanie integracji. W innej — modernizacja wybranych obszarów. Dopiero w kolejnej uzasadniona będzie wymiana całej platformy.

Zmienił się natomiast sposób, w jaki można dziś prowadzić takie projekty. Coraz częściej punktem wyjścia są gotowe procesy branżowe, prekonfigurowane rozwiązania, automatyzacja oraz analiza rzeczywistego przebiegu procesów. Pozwala to ograniczyć zakres funkcjonalności budowanej od podstaw i skoncentrować projekt na tych obszarach, które rzeczywiście różnicują przedsiębiorstwo.

40% firm planuje istotną zmianę ERP w ciągu dwóch lat

40% badanych firm planuje wymianę lub poważną modernizację ERP w ciągu 24 miesięcy — w samej próbie to 390 organizacji. Dobrym punktem wyjścia nie jest wybór dostawcy, ani nowego systemu. Najpierw warto odpowiedzieć na kilka prostszych pytań:

• —z jakiej części zakupionych możliwości ERP rzeczywiście korzystamy;
• —które kluczowe procesy nadal wymagają Excela, pracy ręcznej lub dodatkowych obejść;
• —ile kosztuje utrzymanie obecnego modelu;
• —jak często IT musi interweniować, aby procesy działały prawidłowo;
• —czy obecna architektura pozwoli realizować plany biznesowe firmy w kolejnych 3–5 latach.

Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają sensownie zdecydować, czy obecne ERP warto dalej optymalizować, modernizować etapami czy rozpocząć analizę jego wymiany.

Sprawdź, jak wygląda to w Twojej firmie

Przygotowaliśmy krótki ERP Health Check, który pozwala zestawić sytuację Twojej organizacji z wynikami badania 968 polskich przedsiębiorstw i lepiej przeanalizować trzy możliwe scenariusze: optymalizację obecnego środowiska, jego modernizację albo wymianę.

Nie zaczynamy od wyboru technologii. Zaczynamy od sprawdzenia, czy i gdzie istnieje problem, który warto rozwiązać.

Badanie „Niewidoczny koszt ERP”, BGR Quantic na zlecenie Axians, metoda CAWI, n = 968 respondentów po screeningu. Próba: firmy zatrudniające 200+ pracowników w Polsce, sektory poza finansowym, respondenci z wpływem na decyzje o ERP. Analizy prowadzone w przekrojach branżowym, wielkościowym i decyzyjnym. Percepcja dostawców liczona na podbazie osób znających daną markę. Badanie zrealizowane w lipcu 2026 r.

Partner merytoryczny