- ●76% firm domyka raportowanie zarządcze w Excelu, 72% — budżetowanie, 52% — konsolidację danych z innych systemów
- ●55% firm robi ręczne transfery danych codziennie — w wybranych lub w wielu działach naraz
- ●Jeden dział traci przeciętnie 11–20 godzin tygodniowo na ręczne obchodzenie ograniczeń systemu i pracę wykonywaną poza ERP, a 37% firm deklaruje co najmniej 21 godzin. 59% decydentów przyznaje, że bez Excela poza ERP nie domknęliby najważniejszych procesów firmy
Arkusz, którego nie ma w architekturze
Zapytaliśmy, w których obszarach firmy używają Excela lub Arkuszy Google obok ERP. Odpowiedzi rysują obraz systemu równoległego, którego nie ma w żadnym schemacie architektury. Na czele raportowanie zarządcze i dashboardy dla zarządu — 76% wskazań; tuż za nim budżetowanie i kontroling finansowy — 72%.
Trzecia jest konsolidacja danych z innych systemów — CRM, BI, MES, WMS — którą w arkuszu wykonuje 52% firm. To wynik, który najwięcej mówi o architekturze danych w polskich firmach. W co drugiej organizacji rolę warstwy integracyjnej pełni nie szyna danych ani hurtownia, lecz plik aktualizowany ręcznie i przesyłany mailem.
Ten drugi obieg ma swoją historię. Systemy ERP wdrażane 10–15 lat temu projektowano zgodnie z ówczesną filozofią, która zakładała jak najwierniejsze odwzorowanie istniejących procesów biznesowych. Takie podejście prowadziło do licznych modyfikacji i rozbudowy systemu. Gdy z czasem pojawiały się nowe potrzeby, ich wdrożenie w ERP bywało kosztowne, czasochłonne lub wręcz niemożliwe — i wtedy użytkownicy zaczynali tworzyć rozwiązania pomocnicze w arkuszu. Tak powstały dwa równoległe światy: oficjalny, działający w systemie, oraz operacyjny, prowadzony w Excelu.
Źródło: BGR Quantic.
Codziennie, ręcznie, w wielu działach naraz
Skala ręcznej pracy jest znacząca. 55% firm przenosi dane między systemami ręcznie codziennie — 30% w wybranych działach, 26% w wielu działach naraz. Kolejne 25% robi to kilka razy w tygodniu. W pełni zintegrowaną pracę, bez ręcznego przepisywania, deklaruje 5% respondentów.
Ręczny transfer to nie tylko czas, ale i miejsce, w którym powstają rozbieżności — każde kopiowanie między plikami to okazja do pomyłki, której system już nie skoryguje. Firma, która codziennie przepisuje dane w wielu działach, w praktyce utrzymuje spójność swoich danych ręcznie.
Gdzie znika pół etatu?
Poprosiliśmy o oszacowanie, ile godzin tygodniowo jeden dział poświęca na obejścia ERP — pracę, którą sprawny system wykonałby automatycznie. Mediana to 11–20 godzin. To równowartość ponad połowy etatu w każdym dziale, co tydzień.
Łącznie 37% organizacji podaje co najmniej 21 godzin tygodniowo na dział — pulę, która nie pojawia się w żadnym zestawieniu.
W części firm skala strat czasu jest jednak znacznie większa. 22% firm wskazuje 21–40 godzin, 11% — 41–80 godzin, czyli jeden lub dwa pełne etaty, a blisko 4% przekracza 80 godzin tygodniowo. Łącznie 37% organizacji podaje co najmniej 21 godzin na dział.
Po przemnożeniu przez liczbę działów i tygodni w roku otrzymujemy pulę godzin, która nie pojawia się w żadnym zestawieniu, bo rozprasza się w setkach drobnych czynności.
IT zajęte utrzymaniem, zamiast rozwojem
Drugą stroną tego samego zjawiska jest obciążenie działów IT. 43% firm wymaga interwencji informatyków w ERP, co najmniej raz w tygodniu — 18% codziennie lub kilka razy w tygodniu, 25% co tydzień. Dla zespołu IT to stały strumień drobnych zgłoszeń, który pochłania czas przeznaczony na rozwój, integracje i automatyzację.
Powstaje zamknięty obieg. System nie obejmuje części procesów, więc powstają obejścia; obejścia generują zgłoszenia, a zajęte nimi IT nie ma przepustowości, by je wyeliminować. 59% decydentów potwierdza, że bez Excela poza ERP nie domknęliby kluczowych procesów. To nie jest kwestia przyzwyczajenia, lecz konsekwencja architektury, która powstawała w zupełnie innym momencie rozwoju firmy.
Jak zdjąć z zespołów ręczną pracę
Jeśli typowa firma poświęca kilkanaście godzin tygodniowo na dział na ręczne przenoszenie danych, naturalnym kierunkiem jest automatyzacja tych czynności. We współczesnych platformach cyfryzacji, automatyzacja i robotyzacja procesów są elementem standardu, a nie osobnym projektem: powtarzalne transfery, przepisywanie i uzgadnianie danych między aplikacjami można przejąć bez przebudowy całego środowiska. O tym, jak robotyzacja procesów (RPA) działa w środowisku Infor, opowiadamy na filmie:
Excel nie jest problemem. Problemem jest luka, którą wypełnia
Równoległy obieg danych w arkuszach nie wynika wyłącznie z przyzwyczajeń użytkowników. Często jest konsekwencją ograniczeń starszych, silnie zmodyfikowanych systemów, które nie zapewniają wystarczającego wsparcia w obszarach takich jak raportowanie, konsolidacja, czy integracja danych. Dopóki luki istnieją, Excel będzie je wypełniał. Ten model odchodzi dziś do przeszłości na rzecz platform, które znacznie łatwiej adaptują się do zmiennych potrzeb biznesu: z gotowymi procesami branżowymi, wbudowaną automatyzacją i możliwością zmiany konfiguracji bez kolejnego projektu programistycznego. Punktem wyjścia jest zmapowanie, gdzie dokładnie arkusz zastępuje system — i to zwykle najlepszy moment, by porozmawiać o tym, co da się przenieść do standardu platformy.
Badanie „Niewidoczny koszt ERP”, BGR Quantic na zlecenie Axians, metoda CAWI, n = 968 respondentów po screeningu. Próba: firmy zatrudniające 200+ pracowników w Polsce, sektory poza finansowym, respondenci z wpływem na decyzje o ERP. Analizy prowadzone w przekrojach branżowym, wielkościowym i decyzyjnym. Percepcja dostawców liczona na podbazie osób znających daną markę. Badanie zrealizowane w lipcu 2026 r.
