Osiem minut i wszystko jasne. Jak Staffly przyspiesza rekrutację i tnie rotację nawet o 85% [WYWIAD]

CV na role juniorskie często niewiele mówi. 6–8-minutowy test Staffly wypełnia średnio 80% kandydatów i już na starcie odsiewa przypadkowe aplikacje — ci, którzy go omijają, częściej nie pojawiają się na rozmowach. Efekt? Selekcja szybsza nawet o 85%, a rotacja spada: w Toyocie o 50%, w pilotażu w Biedronce — trzykrotnie wśród najlepiej dopasowanych. Z Filipem Sobelem rozmawiamy o drodze od marketplace’u do HR Techu wyróżnionego przez Deloitte (225 klientów, 600 tys. testów), zgodności z EU AI Act i transparentnym feedbacku (94% pozytywnych ocen), modelu abonamentu bez limitu, który podniósł LTV, oraz o ekspansji poza Polskę.

Grzegorz Kubera, Business Growth Review: Jaki „ból” u klienta eliminujecie w pierwszej kolejności i jak go mierzycie?

Filip Sobel, CEO & Founder Staffly: Testy Staffly przeznaczone są przede wszystkim do rekrutacji na stanowiska niższego i średniego szczebla (blue / grey collar), przynajmniej na razie. W procesach tych, zwłaszcza na stanowiska juniorskie, CV często nie mówi nam wiele — wyniki testu Staffly są istotnym wsparciem dla rekruterów w podjęciu decyzji o zaproszeniu aplikujących na rozmowy kwalifikacyjne. Średnio 80% kandydatów wypełnia krótki test Staffly. Co ciekawe, jeżeli aplikujący nie wypełniają testu, oczywiście nadal uczestniczą w procesie rekrutacyjnym, natomiast klienci informują nas, że w takich przypadkach często nie pojawiają oni się oni na rozmowach kwalifikacyjnych. Zatem weryfikujemy też wstępnie motywację kandydatów do podjęcia pracy w konkretnym miejscu i czasie.

REKLAMA

Pierwszym „bólem”, który rozwiązujemy, jest czasochłonna selekcja kandydatów. W tradycyjnych procesach rekrutacyjnych selekcja kilkudziesięciu czy kilkuset aplikacji może zabrać rekruterom od kilku do kilkudziesięciu godzin pracy. Nasze testy przyspieszają ten proces nawet do 85%, co pozwala skrócić czas selekcji o połowę. Kolejny problem to ciągnące się procesy rekrutacyjne, które potrafią trwać średnio od 4 do 14 tygodni.

Dla pracodawców istotnym wyzwaniem jest wysoka rotacja – zwłaszcza na stanowiskach niższego i średniego szczebla sięga ona nawet 50%. Niedopasowanie kandydatów do stanowisk oznacza ogromne koszty dla firmy. Każda nietrafiona decyzja rekrutacyjna to koszt rzędu 30% rocznego wynagrodzenia, a przy pensji 6-7 tys. zł brutto to nawet 35 tys. zł.

Testy Staffly wspierają rekruterów, dostarczając im obiektywne dane, które pomagają podejmować decyzje na podstawie rzeczywistych kompetencji kandydatów, a nie tylko na podstawie ich CV.

Naszą misją i wartością jest wyrównanie szans wszystkich kandydatów, niezależnie od wieku, płci czy doświadczenia zawodowego.

Dalsza część pod materiałem wideo:

Jak walidujecie trafność i rzetelność krótkich, ok. 5-minutowych testów psychometrycznych – z czym je korelujecie po wdrożeniu? Jakie kompromisy jakości względem dłuższych baterii testów uznajecie za akceptowalne?

Testy Staffly trwają średnio 6-8 minut, a ich skuteczność została potwierdzona przez niemal 600 tys. testów wykonanych do tej pory. Krótkie testy to jeden z naszych największych wyróżników. Zauważyliśmy, że wśród kandydatów na stanowiska niższego i średniego szczebla, tzw. wypełnialność testów spada ok. 40-50%, jeśli badanie zajmuje powyżej 10 minut.

Metodologia Staffly opiera się na autorskim narzędziu psychometrycznym – stworzonym w oparciu m. in na metodologii BIG5. Opracował ją nasz dedykowany zespół badawczy składający się z psychologów i socjologów, w tym specjalistów takich jak dr Magdalena Małecka i dr hab. Wojciech Dragan z Uniwersytetu Warszawskiego. Mamy wyśrubowane normy i wskaźniki trafności rzetelności Alfa/Cronbacha.

W praktyce korelujemy wyniki testów z rzeczywistymi danymi, takimi jak czas trwania procesu selekcji przed i po wdrożeniu testów, a także z opiniami rekruterów. Testy Staffly pomagają odkryć ukryty potencjał kandydatów, ponieważ CV nie zawsze odzwierciedla pełny obraz osoby.

Dla przykładu, w firmie Toyota Motor Manufacturing Poland po wdrożeniu testów Staffly rotacja wśród wysoko dopasowanych kandydatów spadła o 50%. Podczas pilotażu w Biedronce na grupie 200 zatrudnionych pracowników potwierdziliśmy trzykrotnie niższą rotację wśród wysoko dopasowanych kandydatów.

Czytaj też: Praca zdalna lub hybrydowa działa, gdy zapewnimy bezpieczeństwo

Sztuczna inteligencja pomocna, ale trzeba uważać

W świetle EU AI Act systemy AI w rekrutacji są klasyfikowane jako high-risk. Jakie macie dziś procesy i co jeszcze wdrożycie, by bezpiecznie rozwijać się w UE?

Kandydatów oceniamy na podstawie ich predyspozycji pod kątem stylu pracy na wybranym stanowisku. Testy, które oferujemy, pomagają w obiektywnym podejmowaniu opartych na danych decyzji, zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami. W zgodzie z regulacjami EU AI Act, technologia Staffly działa jako wsparcie dla rekruterów, a nie zastępuje ich w procesie selekcji. Ostateczna decyzja o wyborze kandydata/ki zawsze leży po stronie działu HR.

Jak łączycie transparentność i użyteczność, np. automatyczny feedback po teście, z ochroną własności intelektualnej algorytmu? Co poprawia akceptację testów po stronie kandydatów?

Personalizowany i automatyczny feedback dla każdego kandydata jest jedną z największych wartości naszego rozwiązania. To źródło cennych informacji o mocnych stronach i obszarach do rozwoju. Średnio 94% kandydatów pozytywnie ocenia taką formę weryfikacji cech i kompetencji. Transparentność jest jednym z fundamentów, na których budujemy w Staffly zaufanie kandydatów. Prawie każdy komunikat i forma feedbacku jest unikalna.

Nasze testy można wykonać z urządzeń mobilnych – dziś 75% testów kandydaci ukończyli właśnie na nich. To, że test można zrobić niemalże w każdej chwili, np. na spacerze czy w autobusie, znacznie poprawia tzw. akceptację testów po stronie kandydatów.

Które ATS-y i przepływy (np. automatyczne wysyłki testów, statusy) generują największą wartość i gdzie najczęściej „zrywa się” proces po stronie klienta? Jakie macie wnioski z integracji np. z TRAFFIT?

Integracje Staffly z najpopularniejszymi systemami ATS w Polsce (eRecruiter, HRlink, Traffit, Elevato, Element App, HR Panorama) zapewniają automatyczną wysyłkę testów bezpośrednio po aplikacji kandydata. Testy wykonywane są średnio przez 80% kandydatów. To oznacza, że rekruterzy już podczas pierwszego kontaktu mogą omawiać konkretne kompetencje i osobowość kandydata.

Proces „zrywa się” najczęściej w momencie, kiedy klienci nie integrują systemów ATS z narzędziami do testów. To ogranicza automatyzację i wydłuża cały proces. W naszym portfolio mamy klientów, którzy w skali miesiąca testują 10 kandydatów, ale mamy też takich, którzy testują 10 tys. osób.

Droga do modelu biznesowego

Jak testowaliście strategię cenową dla SMB vs enterprise (pakiety, per-seat, per-hire)? Jakie były wnioski po pracy z testowaniem cen — co faktycznie podniosło marżę i LTV?

W Staffly mamy dwa główne modele biznesowe: abonamenty miesięczne dla dużych firm, które rekrutują w trybie ciągłym oraz wolumenowe paczki testów dla SMB (np. 100, 250, 500 testów ważnych 12 miesięcy).

Pod koniec zeszłego roku wprowadziliśmy model abonamentowy bez limitu testów, który okazał się strzałem w dziesiątkę. Ten model pozwolił nam znacząco zwiększyć marżę i LTV klientów, ponieważ pozwala im testować dowolną liczbę kandydatów i nie przejmować wolumenem „testów do zużycia”.

Zaczynaliście jako marketplace pracy tymczasowej. Co było sygnałem do pivotu w stronę SaaS-u psychometrycznego? Jak zminimalizowaliście koszt tej zmiany?

Kiedy zaczynaliśmy, naszym głównym celem było stworzenie marketplace’u dla pracy tymczasowej. Po jakimś czasie okazało się, że rynek nie potrzebował kolejnego job boardu, szczególnie w kontekście niskiego i średniego szczebla stanowisk.

Zauważyliśmy, że to nie jest rozwiązanie, które rzeczywiście odpowiadało na problemy naszych potencjalnych klientów. Pojawiła się firma (jest z nami do dziś), która spytała o testy psychometryczne dla kandydatów (ta funkcjonalność była wówczas jedynie dodatkiem do pierwotnego kształtu platformy). Zrozumieliśmy, że wartość, którą możemy dodać, leży w dostarczaniu narzędzi do weryfikacji kompetencji kandydatów, a nie tylko w pośrednictwie pracy.

Decyzję podjęliśmy bez wahania, zmiana szybko nastąpiła. Wiązała się z porzuceniem pierwotnej koncepcji, która pochłonęła już dużą część budżetu. Zdecydowaliśmy się na pivot, co pozwoliło nam przejść do modelu prawie jak SaaS, który miał o wiele większy potencjał.

Kluczowe było dla nas zastosowanie technologii i testów jako wtyczki do już istniejących procesów rekrutacyjnych. Dzięki temu szybko udało się przekształcić nasz produkt, minimalizując koszty zmiany. W nowe podejście uwierzył nie tylko zespół, ale też klienci, co zdecydowało o jego sukcesie.

Na tle globalnych dostawców assessmentów — gdzie wygrywacie (czas badania, koszt, lokalizacja PL/CEE, integracje), a gdzie świadomie nie konkurujecie?

Jako Staffly koncentrujemy się przede wszystkim na niższym i średnim szczeblu stanowisk, co stanowi nasz główny wyróżnik. Zauważamy, że dla tego segmentu rynku, szczególnie w Polsce i CEE, nie istnieje zbyt wiele rozwiązań, które byłyby tak elastyczne i konkurowały jakością technologii.

Duże globalne firmy często skupiają się na bardziej zaawansowanych rozwiązaniach dla stanowisk wyższego szczebla, które są kosztowne i czasochłonne w implementacji. W „naszej” przestrzeni widzimy dużą szansę i przestrzeń, to tzw. blue ocean, gdzie konkurencja nie jest jeszcze tak intensywna.

Integracje z popularnymi systemami do rekrutacji, z których korzystają pracodawcy, pozwalają na łatwą implementację i automatyzację procesów rekrutacyjnych, co wyróżnia naszą ofertę. Jesteśmy w stanie działać szybciej i efektywniej niż globalni dostawcy, którzy muszą dostosować swoje systemy do różnych rynków.

Natomiast dziś nie staramy się konkurować z dostawcami, którzy oferują bardzo skomplikowane i wysokospecjalistyczne testy psychometryczne, które są używane do oceny najwyższych stanowisk menedżerskich. Takie rozwiązania są zazwyczaj dużo droższe, bardziej czasochłonne i skierowane do bardzo wąskiego segmentu rynku. Być może niedługo nadejdzie na to czas. Kto wie?

Sprawdź też: Praca zdalna i hybrydowa. Tak zbudujesz skuteczne zespoły, procesy i kulturę pracy bez ścian

Plany na przyszłość

Które rynki poza Polską są priorytetowe i dlaczego? Jak budujecie wiarygodność na nowym rynku?

Szczerze – aktualnie jesteśmy na etapie budowania strategii i planowania działań. Już w zeszłym roku poczyniliśmy spore postępy, jeżeli chodzi o research, diagnozę wyzwań i potrzeb we wskazanych segmentach. Jest tam naprawdę dużo do zrobienia i feedback po kilkudziesięciu przeprowadzonych rozmowach z zagranicznymi rekruterami i rekruterkami wygląda naprawdę optymistycznie. Bardzo mocno wierzę i podejmuję działania, by niedługo móc ogłosić pierwsze pilotaże.

Wiem, że czeka nas trudna praca związana z budową widoczności na rynku – trochę tak, gdybyśmy cofnęli się w czasie o kilka lat i musieli zrobić dokładnie to samo, co w Polsce – ale jestem gotowy na to wyzwanie.

Podaj proszę trzy najczęstsze błędy, które widzicie w rekrutacjach na role niskiego i średniego szczebla u dużych firm — oraz trzy proste zmiany, które można wdrożyć „od ręki”, nawet bez zakupu nowych narzędzi.

Brak świadomości kosztów rotacji i brak mierzenia rotacji w ogóle – dziś wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak ogromne koszty wiążą się z rotacją pracowników, szczególnie na stanowiskach niskiego i średniego szczebla. Często mówi się, że „bierzemy każdego, kto ma dwie ręce i dwie nogi”, ale to podejście jest błędne i sprawia, że jeży mi się włos na głowie. Z pewnością to wyzwanie, które możemy zaadresować lepszym dopasowaniem kandydatów do stanowisk przez precyzyjną weryfikację cech i kompetencji – czy z narzędziami, czy bez.

Brak precyzyjnych wymagań w ogłoszeniu o pracę. W wielu przypadkach ogłoszenia są zbyt ogólne i nie precyzują dokładnie, jakie kompetencje i doświadczenie są wymagane na danym stanowisku. Kandydaci nie wiedzą, czy spełniają oczekiwania, a rekruterzy otrzymują aplikacje, które są nieadekwatne do roli. Wyzwaniem jest także zbyt długi i skomplikowany proces, co zniechęca aplikujących. Warto zatem uprościć proces selekcji i skrócić czas od aplikacji do pierwszego kontaktu – w wyścigu o najlepszych kandydatów wysuwamy się wtedy na „pole position”.

Przeświadczenie, że wcześniejszy proces rekrutacji bez technologii działa dobrze, a także brak skutecznej komunikacji i feedbacku na KAŻDYM etapie rekrutacji. Jak wiadomo – z definicji jesteśmy oporni na zmianę. Widzę, że czasem rekruterzy opierają się na tradycyjnych metodach, uznając, iż nie muszą zmieniać swojego procesu, mimo że bez technologii mogą przeoczyć wiele potencjalnych problemów.

Rozwiązanie w tym wypadku to konkretne zmiany, które przyspieszą i usprawnią proces. Powinniśmy zwiększyć rolę feedbacku i zaangażowania w procesie selekcji – im bardziej postaramy się na początku procesu, tym lepszy będzie efekt końcowy.

Czy warto rozwijać firmę w Polsce? Co ułatwia rozwój, a co go utrudnia?

Staffly to mój pierwszy projekt, który jest całym moim zawodowym życiem. Razem z moimi współzałożycielami i super zespołem, bierzemy na siebie odpowiedzialność za rozwój firmy, codziennie angażujemy się w każdą decyzję i rozwiązujemy skomplikowane wyzwania. Czuję dumę, że możemy budować biznes, który osiąga dobre wyniki i jest dostrzegany zarówno przez branżę, jak i ekspertów i media.

Ułatwieniem rozwijania firmy w Polsce są pracowici i często świetnie wykształceni ludzie. Trzeba też przyznać, że rozwój nie jest łatwy, a system regulacyjny i skomplikowane przepisy podatkowe mogą być przeszkodą. To zdecydowanie utrudnia rozwój i wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z administracją, a niektóre zawiłości podatkowe przyprawiają nas czasem o zawrót głowy.

Patrząc na naszą gospodarkę, której Polska jest 20. największą gospodarką na świecie, czuję satysfakcję, że możemy być częścią tej zmiany. Uważam, że Polska to kraj o wielkim potencjale do rozwoju technologii, innowacji i startupów.

Jakie są Wasze plany na najbliższe 3 lata?

Nasze plany na najbliższe 3 lata koncentrują się na dalszym rozwoju technologii, która nie tylko wspiera selekcję kandydatów, ale również adresuje inne kluczowe obszary w obszarze HR poza selekcją kandydatów.

Pracujemy nad budową produktów, które wesprą firmy w zwiększaniu efektywności procesów i niekoniecznie będą związane z samą selekcją kandydatów. Z pewnością nadal będziemy wspierać rekruterów w rekrutacjach na niższy i średni szczebel poprzez łączenie psychologii z technologią. Wyjdziemy też poza granice Polski.

— Rozmawiał Grzegorz Kubera