Płace oddamy, kultury nie. Tak wygląda granica outsourcingu w polskich firmach [RAPORT]

Ci sami respondenci, ta sama komórka w schemacie organizacyjnym i różnica 42 punktów procentowych. Najnowsze badanie ośrodka badawczego BGR Quantic pokazuje, że podział na funkcje „ważne” i „nieważne” nie tłumaczy, co polskie firmy zlecają na zewnątrz. Granica outsourcingu nie jest linią, tylko frontem. I przesuwa się tam, gdzie firmy deklarują największe opory.

• Naliczanie płac zewnętrznemu dostawcy powierzyłoby 60,9% firm, budowanie kultury organizacyjnej tylko 18,9%. Prawie połowa badanych (46,5%) mówi „tak” pierwszemu i „nie” drugiemu
• Najszybciej przybywa firm zlecających obsługę klienta (64,8% zaczęło w ostatnich trzech latach), HR (58,8%) i marketing (56,7%), czyli obszary uchodzące za bardzo wrażliwe
• Outsourcing strategiczny akceptuje 65,2% firm, które już zlecają marketing lub obsługę klienta, i tylko 29,8% pozostałych. „Strategiczność” procesu to ocena wystawiana z konkretnej pozycji
• Na jednego dostawcę back-office otwartych jest 53,7% firm, ale otwartość maleje z wielkością organizacji: z 64,5% w firmach 20–50 osób do 42,2% w firmach 251–1000 osób

Dwa pytania o ten sam dział. Czy naliczanie wynagrodzeń można powierzyć zewnętrznemu dostawcy? Tak, odpowiada 60,9% firm. Czy można powierzyć mu budowanie kultury organizacyjnej i rozwój talentów? Tak, odpowiada 18,9%. Prawie połowa badanych (46,5%) mówi „tak” płacom i jednocześnie „nie” kulturze.

Ten wynik z raportu „Outsourcing 2026” pokazuje, że firmy nie stawiają granicy wokół działów. Raczej stawiają ją w poprzek nich.

Transakcyjne na zewnątrz, relacyjne u siebie

Obok płac wysoko plasują się rekrutacja (57,8%), administracja kadrowa (57,7%), obsługa administracyjna i back-office (55,9%) oraz księgowość (55,1%). Łączy je jedno: to procesy powtarzalne, opisane przepisami i mierzalne. Ich jakość da się sprawdzić bez znajomości ludzi i kontekstu firmy.

Kultura organizacyjna leży na przeciwnym biegunie. 44,2% firm odrzuca pomysł jej outsourcingu zdecydowanie i żadna inna pozycja w badaniu nie zebrała tak stanowczego sprzeciwu.

Ciekawie wypada compliance (44,4%), wyraźnie niżej niż księgowość. Wykonanie można zlecić, odpowiedzialności już nie, czyli dostawca przygotuje sprawozdanie, ale konsekwencje błędu poniesie zarząd.

Dlatego lepszym kryterium niż „ważne” czy „nieważne” jest inne pytanie: czy wykonując ten proces samodzielnie, jesteśmy lepsi od konkurencji? Płace są krytycznie ważne, a mimo to nie wygrywają żadnego przetargu. Awaria naliczania wynagrodzeń potrafi zatrzymać firmę, ale sprawne naliczanie nie przyciągnie ani jednego klienta.

Najszybciej rośnie tam, gdzie opór jest największy

Tylko 8,3% firm nie zleca na zewnątrz żadnej z ośmiu badanych funkcji, a przeciętne przedsiębiorstwo korzysta z dostawców w 3,16 obszaru. Najczęściej zlecane są funkcje pomocnicze, jak sprzątanie czy ochrona (76,7%), oraz IT (58,4%). Obsługę klienta zleca 23,6% firm.

Więcej niż sama kolejność mówi jednak tempo zmian. Wśród firm zlecających funkcje pomocnicze tylko 30,1% zaczęło to robić w ostatnich trzech latach. W obsłudze klienta nowicjusze stanowią aż 64,8%, w HR 58,8%, a w marketingu 56,7%. Outsourcing najszybciej rośnie więc w obszarach, które w deklaracjach uchodzą za najbardziej wrażliwe.

„Strategiczne” to kwestia punktu widzenia

Firmy układają outsourcing w hierarchię. Operacyjny akceptuje 83,6% badanych, specjalistyczny 77,4%, a strategiczny, obejmujący marketing, R&D i customer experience, już tylko 48,5%. Ta hierarchia wygląda na cechę samych procesów, ale nią nie jest. Wśród firm, które już zlecają marketing lub obsługę klienta, outsourcing strategiczny akceptuje 65,2%. Wśród tych, które nie zlecają żadnego z tych obszarów — 29,8%.

Badanie nie przesądza, czy doświadczenie zmienia zdanie, czy zdanie poprzedza decyzję. Pokazuje za to, że firmy z dłuższym stażem inaczej definiują ryzyko.

Przedsiębiorstwa zlecające od pięciu do ośmiu funkcji częściej chronią własny wyróżnik konkurencyjny niż te, które zlecają najwyżej dwie (53,7% wobec 42,9%), a rzadziej obawiają się o dostęp do danych klientów (36% wobec 45,4%). Obawy operacyjne da się rozbroić umową, procedurą i audytem. Obaw o przewagę konkurencyjną — nie. W IT widać to szczególnie wyraźnie.

— W przypadku większych przedsiębiorstw perspektywa zaoszczędzenia 15 czy nawet 30 proc. kosztów poprzez zatrudnienie tańszych deweloperów zagranicznych jest nieakceptowalna w obliczu ryzyka, jakie to ze sobą niesie. Jeśli taki dostawca przestanie »dowozić« jakość, to ich biznes praktycznie przestanie istnieć — mówi Krzysztof Kogutkiewicz, założyciel Miquido.

Według niego oszczędności szuka się głównie w systemach pobocznych, gdzie ryzyko biznesowe jest mniejsze. Polscy dostawcy często odpowiadają natomiast za cyfrowe fundamenty, czyli systemy stanowiące rdzeń biznesu.

Back-office: pierwszym rynkiem nie są korporacje

Naturalne jest więc pytanie o pakiet. Z modelu, w którym administrację, księgowość, kadry, płace i compliance obsługuje jeden dostawca, korzysta dziś 10,5% firm. Kolejne 12,2% planuje wdrożenie w ciągu roku, a 31% deklaruje otwartość. Razem daje to 53,7% rynku.

Wbrew intuicji otwartość maleje z wielkością firmy: z 64,5% w przedsiębiorstwach zatrudniających 20–50 osób do 42,2% w firmach 251–1000 osób. Z modelu zintegrowanego korzysta 14,9% najmniejszych firm i 2,9% największych. Ani zasięg międzynarodowy, ani kapitał zagraniczny nie różnicują wyniku.

Wyjaśnienie widać w danych. Księgowość, kadry lub płace zleca na zewnątrz 69,7% firm zatrudniających 20–50 osób i zaledwie 7,8% firm powyżej tysiąca pracowników. Dla mniejszych firm jeden partner to naturalny kolejny krok. Dla dużych oznaczałby demontaż istniejących zespołów, a to zupełnie inna decyzja. Zdanie o pakiecie składa się przy tym z ocen pojedynczych procesów — wśród firm, które nie uznają za outsourcowalną żadnej z sześciu funkcji administracyjnych, otwartość na jednego partnera wynosi 10,8%, a wśród tych, które uznają wszystkie sześć, 87,9%.

Łukasz Jasiński, Business Development Manager w BPiON, opisuje typową ścieżkę: — Firmy najczęściej rozpoczynają outsourcing od płac, a następnie rozszerzają współpracę o administrację kadrową. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw kolejnym krokiem bywa również przekazanie księgowości zewnętrznemu partnerowi — tłumaczy ekspert.

Jak dodaje, model jednego partnera dla kadr, płac, księgowości i compliance zostawia firmie zasoby na rozwój talentów, kulturę i przywództwo. To dokładnie te obszary, których badani nie chcą oddawać.

Od czego zacząć

Pierwszym kandydatem do zlecenia rzadko jest proces najdroższy, tylko ten, który spełnia cztery warunki naraz: powtarza się w stałym rytmie, jest opisany przepisami, wymaga aktualizowanej wiedzy specjalistycznej i nie jest powodem, dla którego klienci wybierają firmę.

Płace, administracja kadrowa i księgowość transakcyjna spełniają wszystkie cztery. Compliance spełnia trzy, dlatego pasuje do modelu hybrydowego: przygotowanie po stronie dostawcy, decyzja i podpis po stronie firmy. Kultura organizacyjna nie spełnia żadnego.

O badaniu

Źródło danych: raport Business Growth Review „Outsourcing 2026. Kiedy warto oddać proces na zewnątrz — i jak zrobić to dobrze”. Badanie BGR Quantic zrealizowane metodą CAWI na próbie głównej 1119 przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 20 osób; respondenci to decydenci wpływający na decyzje o zlecaniu procesów na zewnątrz. Maksymalny błąd oszacowania dla całej próby wynosi ±2,9 p.p. Badanie zrealizowano w sierpniu 2026 r.