Jeszcze kilka lat temu wyobrażenie „idealnego biura” kończyło się na cichych focus roomach i modnych kuchniach. Dziś coraz więcej firm myśli o metrach kwadratowych jak o aktywie, które może pracować również po godzinach — jako miejsce spotkań, premier, wernisaży, a nawet ślubów.
Ten zwrot nie jest tylko efektem pandemicznego eksperymentu z pracą hybrydową. Jego korzenie sięgają kryzysu z 2008 r., gdy pierwsze korporacyjne przestrzenie zaczęły pełnić role nieoczywiste: od planów filmowych po sale bankietowe. Dziś widać dojrzalszą, bardziej świadomą wersję tego zjawiska — taką, która potrafi wzmacniać przychody, reputację i relacje ze społecznością. Pod warunkiem że firma potraktuje je jak pełnoprawny projekt biznesowy.
W pierwszej fali właściciele biur szukali doraźnych sposobów na odciążenie budżetu. Równolegle rósł rynek podnajmu i platform rezerwacyjnych, a nawet duże marki, jak Salesforce, otwierały swoje siedziby na wynajem eventowy. Z czasem okazało się jednak, że sukces zależy od dojrzałości operacyjnej i zgodności z wymogami prawnymi oraz zapisami najmu. Jak ostrzegają komercyjni zarządcy nieruchomości, źle zaprojektowany model potrafi wygenerować koszty i ryzyka niewspółmierne do zysków. Czyli od mandatów i szkód po naruszenia umów z właścicielem budynku. 
Jeśli wynajmujący złamie warunki najmu, może ponieść konsekwencje sięgające całej pozostałej kwoty czynszu, kosztów ponownego wynajęcia powierzchni przez właściciela oraz sankcji prawnych. Nic dziwnego, że dla wielu firm w trudnej sytuacji podnajem bywa traktowany jako „ostatnia deska ratunku”.
Paradoks polega na tym, że najlepiej wychodzi to tym, którzy podchodzą do tematu nie jak do akcji ratunkowej, lecz jak do zaplanowanej, synergetycznej oferty.
Planterra. Jak z oranżerii zrobić maszynę do wydarzeń
Dobrym studium przypadku jest Planterra z West Bloomfield pod Detroit (USA). Rodzinny biznes od ponad pół wieku zajmował się roślinnymi aranżacjami B2B. Gdy powstawała imponująca szklana oranżeria — wizytówka firmy — przyszedł krach 2008 r., a największy klient, General Motors, ogłosił bankructwo.
To wtedy zapadła decyzja, by przetestować komercyjne wydarzenia. Pierwsze przyjęcia weszły do kalendarza w 2011 r. Debiut, jak to bywa, był niedoszacowany i dezorganizujący — ale z czasem model dopracowano tak, by oranżeria działała jako osobny, profesjonalny obiekt eventowy, a dział usług roślinnych przeniósł się do magazynu.
Rozdzielenie operacji okazało się kluczowe. Każdy z biznesów ma własny zespół, budżet i odpowiedzialności, a jednocześnie są dla siebie naturalnymi dostawcami. To porządkuje koszty i zapewnia spójność doświadczenia. Dziś część eventowa regularnie obsługuje kilka wesel tygodniowo przy cenach od 26 do ponad 90 tys. dol. za wydarzenie. Zatrudnia 35 pracowników etatowych i współpracuje z zewnętrznym cateringiem, podczas gdy rdzeń działalności to 85 etatów i około 200 kontraktorów.
Co ważne, trzonem przychodów pozostaje wciąż historyczny biznes B2B — a eventy zwiększają odporność całej organizacji na zawirowania rynku.
Sprawdź też: Jak Touchland zarobił 700 mln dol., sprzedając płyny do dezynfekcji rąk
Kiedy pieniądze są efektem ubocznym. Społeczność, kultura, marka
Nie każda firma wchodzi w eventy z pobudek finansowych. W Pittsburghu inkubator i przestrzeń coworkingowa Ascender zaczął udostępniać przestronne wejście na potrzeby lokalnych spotkań i średniej wielkości wydarzeń, których brakowało w okolicy.
Efekt? Więcej energii w biurze i nowe relacje, przy umiarkowanych wpływach, które traktuje się raczej jako bonus. Po spowolnieniu covidowym i odbiciu pod koniec 2022 r. roczne przychody z tej działalności wyniosły około 16 tys. dol., a w 2025 r. przekroczyły już 17,5 tys. — bez ambicji, by stać się głównym strumieniem.
Podobnie myśli losangeleskie biuro projektowe SPF:architects. Siedziba w Culver City łączy studio, lokale biurowe dla innych najemców oraz galerię z plenerem, które zamieniają się w scenę wydarzeń. Od początku wpisano w projekt „dwutorowość” i elastyczność. Eventy nie są wyodrębnianym słupkiem przychodów, tylko elementem, który wspiera sztukę, oddaje głos niedoreprezentowanym twórcom i buduje wspólnotę wokół marki.
Nawet przy „lekkim” modelu stawka jest większa, niż się wydaje. Jedno potknięcie potrafi zostać zapamiętane na długo. Planterra przekonała się o tym podczas charytatywnego bankietu, który zamiast zachwycić gości, rozminął się z oczekiwaniami. Zewnętrzny komitet wydał większość budżetu na ukochany coverband z lat 80., a gościom zaserwowano skromne przekąski zamiast kolacji. Publiczność rozeszła się do restauracji, a negatywne wrażenie spadło nie tylko na organizację dobroczynną, lecz również na gospodarza przestrzeni. Po tym epizodzie Planterra przeniosła planowanie do wewnątrz i zaczęła świadomie nadzorować całe doświadczenie.
To ważny wzorzec: jeśli firma decyduje się na model eventowy, powinna potraktować przestrzeń jak przedłużenie własnej marki, z dedykowaną osobą lub zespołem odpowiedzialnym za program, sprzedaż i produkcję wydarzeń. To prawdziwa praca — i wymaga standardów.
Ryzyka prawne i operacyjne, o których trzeba pamiętać
Za atrakcyjnymi zdjęciami z udanych gal stoi logistyka i compliance. Dochodzą koszty sprzątania, ochrony, dodatkowych ubezpieczeń, a także potencjalne szkody czy uciążliwości dla sąsiadów. Kluczowe są jednak dwie granice: prawo miejscowe (w tym strefowanie i zgody na zgromadzenia) oraz umowa najmu. Ich naruszenie może skończyć się nie tylko grzywną, lecz nawet utratą prawa do lokalu z wszystkimi konsekwencjami finansowymi.
Dlatego wiele firm, które odnoszą sukces, zaczyna od rozmowy z właścicielem budynku i dopisania do umowy jasnych zasad korzystania z przestrzeni poza biurową rutyną.
Równie ważne bywa rozdzielenie działalności na dwa byty: operacyjnie dla przejrzystości i ryzyka, a księgowo — by właściwie kalkulować koszty, marże i podatki. Planterra pokazuje, że takie „spięcie” pozwala uniknąć konfliktów interesów i rozmycia odpowiedzialności, a jednocześnie wykorzystać naturalne synergie między firmami.
Jak zaprojektować własny model
Zacznij od odpowiedzi, po co w ogóle otwierasz drzwi. Jeśli celem jest dywersyfikacja przychodów, licz w pełnych kosztach: roboczogodziny, serwis, sprzątanie, ubezpieczenia, amortyzację wyposażenia, marketing i prowizje platform.
Gdy priorytetem jest społeczność i marka, zadbaj o nadzorowanie wydarzeń, które rezonują z DNA firmy, i o separację stref, aby codzienna praca nie kolidowała z życiem po godzinach.
Niezależnie od motywacji stwórz procesy:
- Wstępną kwalifikację zapytań
- Standardy bezpieczeństwa i techniczne
- Politykę współpracy z podwykonawcami
- Zespół, który naprawdę utrzyma jakość
Warto także przetestować kilka pilotaży z mniejszym ryzykiem operacyjnym — na przykład kameralne konferencje czy wernisaże — zanim w kalendarzu zagoszczą duże gale.
Nowa rola biura
W erze pracy hybrydowej metry kwadratowe nie muszą być kosztem stałym, który świeci pustkami. Mogą stać się sceną, na której marka spotyka się ze społecznością, a firma uczy się działać wielowątkowo.
Dojrzałe przykłady pokazują, że „biuro-event” działa najlepiej wtedy, gdy nie jest impulsem na trudne czasy, tylko przemyślanym, właścicielskim projektem z jasnymi zasadami, odpowiedzialnością i długim horyzontem.
Wszystko to nie zamiana open space’u w salę bankietową. To raczej nowa kategoria produktu: elastyczna, nadzorowana i odporna. Jeśli zrobisz to dobrze, twoje biuro zacznie pracować także wtedy, gdy ostatnia osoba wyloguje się ze Slacka.
Czytaj też: AI przyspiesza „cyfrowy darwinizm”.Nawet 20% spółek może zniknąć z giełd
