Na fakturze widać licencje i utrzymanie. Poza nią zostają nieużywane funkcje, ręczne poprawki oraz czas specjalistów. W badaniu BGR Quantic 43 proc. organizacji oszacowało ukryty koszt ERP na ponad pół miliona złotych rocznie. Zanim zarząd kupi kolejny system, powinien sprawdzić, za co naprawdę płaci w obecnym.
- 58 proc. badanych firm wykorzystuje mniej niż 60 proc. zakupionych modułów ERP, a 31 proc. nie sięga nawet poziomu 40 proc.
- Mediana szacowanego rocznego ukrytego kosztu mieści się w przedziale 251–500 tys. zł, lecz nie oznacza to gotowej do odzyskania oszczędności
- Pełną widoczność całkowitego kosztu posiadania obecnego systemu deklaruje tylko 21 proc. badanych organizacji
- Audyt wykorzystania funkcji i pracy poza systemem może pokazać, czy firma potrzebuje wymiany ERP, czy lepszego wykorzystania tego, co posiada
ERP, czyli system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, ma łączyć m.in. finanse, zakupy, produkcję i logistykę. Jego koszt łatwo jednak sprowadzić do wydatków działu IT. Tymczasem analityk poprawiający dane w arkuszu i kierownik uzgadniający rozbieżne raporty też wykonują pracę związaną z funkcjonowaniem systemu. Ich czas obciąża inne budżety, dlatego zarząd może nie dostrzegać wspólnego źródła problemu.
Zapisz się na newsletter BGR. Otrzymuj najlepsze informacje i porady, a także zaproszenia na eventy.
Klikając „Zapisz mnie”, potwierdzasz, że przeczytałeś i zgadzasz się z naszą Polityką prywatności.
Raport „Niewidoczny koszt ERP w polskich firmach 2026” pokazuje skalę tej rozbieżności. 58 proc. badanych organizacji używa mniej niż 60 proc. zakupionych modułów. W przypadku licencji użytkowników 36 proc. firm wykorzystuje mniej niż 60 proc. opłaconych dostępów. To dwa różne wskaźniki: pierwszy dotyczy funkcji, drugi dostępu do aplikacji. Oba uzasadniają przegląd zakupionych zasobów.
Nie wynika z nich jednak, że można automatycznie skreślić podobną część budżetu. Moduły mają różną wartość, licencje bywają sprzedawane w pakietach, a część funkcji może być potrzebna okresowo. Niski poziom wykorzystania jest sygnałem do sprawdzenia przyczyn, a nie gotowym wyliczeniem straty. Warto ustalić, czy przeszkodą są zbędne zakupy, konfiguracja, brak kompetencji czy niedopasowanie procesów.
— Najważniejszy wniosek jest jednak taki, że źródłem tych kosztów nie jest sam system, lecz procesy, które z czasem zaczynają funkcjonować poza nim. Przez lata organizacje rozbudowują arkusze Excel, lokalne bazy danych i dodatkowe aplikacje, które uzupełniają ograniczenia istniejącego rozwiązania. W efekcie powstaje równoległy system operacyjny, którego nikt formalnie nie projektował i którego faktycznych kosztów najczęściej nikt nie mierzy — wskazuje w raporcie Grzegorz Jurczyk, dyrektor handlowy w segmencie Infor w Axians.
Pobierz raport: Niewidoczny koszt ERP w firmach w Polsce
Pół miliona kosztu to nie pół miliona oszczędności
Mediana deklaracji dotyczących rocznego ukrytego kosztu ERP mieści się w przedziale 251–500 tys. zł. 43 proc. firm wskazuje kwoty powyżej pół miliona, a 18 proc. powyżej miliona złotych. Są to szacunki respondentów, nie zaś wyniki audytu księgowego. Raport podaje również, że 13 proc. organizacji nigdy takiego kosztu nie policzyło. Brak pomiaru utrudnia porównanie utrzymania obecnego rozwiązania z inwestycją w nowe.
Istotna część rachunku dotyczy czasu ludzi. Mediana tygodniowej pracy jednego działu nad obejściami ERP przypada na przedział 11–20 godzin. Odzyskanie tych godzin może przyspieszyć analizy, ograniczyć zaległości lub pozwolić obsłużyć więcej zamówień. Nie musi jednak obniżyć wydatków na wynagrodzenia. Dlatego uzasadnienie projektu powinno odróżniać zmniejszenie wydatków od zwiększenia możliwości zespołu.
Podobnej ostrożności wymaga dodawanie kosztów. Jeżeli czas pracownika został już uwzględniony w wycenie ręcznego raportowania, nie należy ponownie ujmować go jako osobnej straty produktywności.
Rzetelny rachunek wymaga ustalenia, co mierzymy i w jakim okresie. Dopiero wtedy może stać się podstawą rozmowy o zwrocie z inwestycji.
Pierwszą inwestycją powinna być diagnoza
Dobrym początkiem jest zestawienie opłaconych modułów i licencji z ich rzeczywistym użyciem, a następnie wskazanie procesów wymagających ręcznych obejść. Przy każdym warto zapisać właściciela, częstotliwość pracy i nakład czasu. Tak powstaje lista problemów biznesowych, którą można porównać z możliwościami obecnego ERP oraz kosztem jego usprawnienia.
Co więcej, tchnologia nie wyjaśnia wszystkiego. — O sukcesie transformacji ERP coraz rzadziej decyduje sama technologia. Kluczowe znaczenie mają natomiast dojrzałość organizacyjna, jakość zarządzania zmianą oraz zdolność biznesu do przejęcia odpowiedzialności za rozwój systemu — ocenia Michał Wiatr, prezes zarządu Softtutor Consulting.
Praktyczny wniosek jest więc szerszy niż renegocjacja licencji. Zarząd potrzebuje wspólnego obrazu kosztów IT i kosztów pracy operacyjnej. Bez niego tańsza oferta może oznaczać droższą codzienność, a droższa modernizacja może pozostać bez uzasadnienia, choć usuwa czasochłonne ograniczenia. Najpierw trzeba określić, jaki problem ma zniknąć i po czym firma rozpozna poprawę. Warto również ustalić termin ponownego pomiaru, aby po zmianach porównać nakład pracy i skalę użycia funkcji z punktem wyjścia.
O badaniu
Badanie BGR Quantic zrealizowane metodą CAWI w kwietniu 2026 na próbie 968 organizacji zatrudniających co najmniej 200 osób, z pominięciem sektora finansowego. Wyniki opisują badaną grupę, a nie ogół firm w Polsce.
