Firma ma ERP, ale raport dla zarządu powstaje w Excelu. Dopóki autor pliku jest dostępny, wszystko działa. Kłopot zaczyna się przy jego odejściu lub dłuższej nieobecności. Badanie BGR Quantic na zlecenie Axians pokazuje, jak silnie kluczowe procesy zależą od arkuszy i dlaczego ich uporządkowanie jest sprawą ciągłości biznesu.
- 76 proc. badanych organizacji wykorzystuje Excel do raportowania zarządczego, a 72 proc. do budżetowania i kontrolingu — wynika z badania
- 59 proc. firm przyznaje, że bez arkuszy nie byłoby w stanie sprawnie realizować części ważnych procesów
- Ryzyko rośnie, gdy logikę ważnego pliku zna jedna osoba, a źródła danych, formuły i zależności nie są opisane
- Uporządkowanie arkuszy i automatyzacja wybranych czynności mogą poprawić kontrolę nad procesami jeszcze przed wymianą ERP
ERP, czyli system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, rejestruje transakcje i porządkuje dane. Nie zawsze jednak jest miejscem, w którym powstaje ich ostateczna interpretacja. Według raportu „Niewidoczny koszt ERP w polskich firmach 2026” aż 76 proc. badanych firm używa Excela do raportowania zarządczego i budowy dashboardów. 72 proc. korzysta z niego przy budżetowaniu i kontrolingu, a 52 proc. przy konsolidacji danych z innych systemów.
Zapisz się na newsletter BGR. Otrzymuj najlepsze informacje i porady, a także zaproszenia na eventy.
Klikając „Zapisz mnie”, potwierdzasz, że przeczytałeś i zgadzasz się z naszą Polityką prywatności.
Arkusze służą też do prognozowania popytu i sprzedaży w 43 proc. firm oraz planowania produkcji w 42 proc. Nie są więc wyłącznie podręcznym narzędziem do prostych obliczeń. Stają się częścią infrastruktury, od której zależą decyzje o zasobach, kosztach i terminach. Raport określa tę nieformalną warstwę jako „shadow-ERP”, czyli procesy działające obok podstawowego systemu.
— Sednem tego zjawiska nie jest brak zaufania do swojego ERP, a raczej fakt, że nawet bardzo dobry system rzadko nadąża za tempem rozwoju biznesu. Arkusz edytuje się szybciej, niż konfiguruje moduł, więc Excel staje się równoległą, przeważająco manualną warstwą operacyjną obok systemu, a nie dodatkiem do niego — wyjaśnia Aleksander Kania, Regional Vice President i Country Leader UiPath Poland.
Dlatego zakazy używania Excela niewiele rozwiązują. Pracownicy sięgają po plik, bo muszą przygotować analizę lub zamknąć proces w terminie. Jeżeli firma zabierze narzędzie bez zapewnienia działającej alternatywy, pozostawi tę samą potrzebę biznesową. Inwentaryzacja arkuszy może natomiast ujawnić wymagania, których wcześniejszy projekt wdrożenia nie uwzględnił albo które pojawiły się później.
Sprawdź też: Firma płaci za ERP dwa razy i nie widzi drugiego rachunku
Odejście pracownika ujawnia słaby punkt
59 proc. badanych organizacji zgadza się, że bez arkuszy nie mogłoby sprawnie realizować części kluczowych procesów. Ta deklaracja nie dowodzi, że każdy taki plik jest źle zarządzany. Pokazuje jednak skalę zależności, którą warto objąć taką samą uwagą jak inne ważne narzędzia. Czy proces da się odtworzyć bez osoby, która go stworzyła?
Rozbudowany arkusz może łączyć dane z kilku systemów, ręczne korekty i reguły znane tylko autorowi. Plik da się skopiować, ale kopia nie wyjaśni, skąd bierze się wyjątek w formule ani dlaczego pewną pozycję trzeba poprawić przed wysłaniem raportu. Wiedza o logice działania procesu może więc pozostawać poza dokumentacją firmy, mimo że sam dokument leży na wspólnym dysku.
W takim układzie problemem jest nie tylko możliwość błędu. Organizacja traci zdolność samodzielnego wyjaśnienia wyniku i szybkiego zastąpienia osoby wykonującej zadanie. Przy zmianie stanowiska, urlopie lub odejściu pracownika zwykłe raportowanie może zamienić się w odtwarzanie logiki pliku. Badanie nie wycenia skutków takich zdarzeń — wskazuje zależność wartą sprawdzenia w firmie.
Przy kluczowych arkuszach potrzebni są właściciel procesu, opis źródeł danych oraz instrukcja obsługi wyjątków. Warto też sprawdzić zastępowalność w praktyce. Dla przykładu, czy inny pracownik potrafi na podstawie dokumentacji przygotować poprawny wynik? Taki sprawdzian ujawnia luki, których nie pokaże samo potwierdzenie, że plik jest archiwizowany.
Pobierz raport: Niewidoczny koszt ERP w firmach w Polsce
Automatyzacja ma zachować wiedzę w firmie
Raport wskazuje, że mediana pracy jednego działu nad obejściami systemu wynosi 11–20 godzin tygodniowo. W 37 proc. firm jest to co najmniej 21 godzin. To miara pracy poza ERP, a nie wyłącznie czasu obsługi Excela. Pomaga jednak wskazać procesy, w których ręczne działania są na tyle częste, że warto rozważyć ich uporządkowanie i automatyzację.
— Firma nie musi wybierać między utrzymaniem obecnego ERP a jego wymianą, żeby zacząć realnie ograniczać koszt niewidocznej warstwy kosztów. Dobrze zaprojektowana automatyzacja działa na zastanej infrastrukturze, łącząc stare i nowe elementy środowiska bez wyrywania czegokolwiek z korzeniami — podkreśla Aleksander Kania.
Pierwszym kandydatem do zmiany powinien być proces ważny dla biznesu, powtarzalny i podatny na błędy. Czasem wystarczy integracja danych lub wykorzystanie posiadanej funkcji ERP, czasem lepszym miejscem będzie kontrolowane narzędzie analityczne. Miarą sukcesu nie jest liczba usuniętych plików. Jest nią możliwość odtworzenia całego procesu, sprawdzenia wyniku i kontynuowania pracy niezależnie od dostępności jednej osoby.
O badaniu
Badanie BGR Quantic zrealizowane metodą CAWI w kwietniu 2026 na próbie 968 organizacji zatrudniających co najmniej 200 osób, z pominięciem sektora finansowego. Wyniki opisują badaną grupę, a nie ogół firm w Polsce.
