Utrata etatu stała się dla 26-letniej Kayli Robles impulsem do zbudowania firmy na własnych zasadach. Wykorzystała doświadczenie w księgowości, a jej usługa przynosi dziś średnio 2,8 tys. dolarów miesięcznie.
- Robles uruchomiła firmę po utracie etatu, inwestując na początku zaledwie 22 dolary w licencję i domenę
- Pierwszego klienta zdobyła dzięki bezpłatnemu profilowi w katalogu certyfikowanych doradców QuickBooks
- Po pięciu miesiącach działalność generowała około 2 tys. dolarów miesięcznie, a dziś średni przychód sięga 2,8 tys. dolarów
- Najważniejszą lekcją okazało się ostrożne podejście do abonamentów, kosztów stałych i klientów negocjujących cenę za wszelką cenę
Pomysł pojawił się w najmniej spodziewanym momencie. Dwa miesiące wcześniej Robles straciła pełnoetatową pracę w księgowości. To doświadczenie pokazało jej, jak ryzykowne jest opieranie kariery na jednej pensji. Zaczęła szukać modelu dającego większą kontrolę nad pracą i dochodami.
Zapisz się na newsletter BGR. Otrzymuj najlepsze informacje i porady, a także zaproszenia na eventy.
Klikając „Zapisz mnie”, potwierdzasz, że przeczytałeś i zgadzasz się z naszą Polityką prywatności.
Podczas przeglądania Facebooka zobaczyła reklamę programu uczącego, jak od podstaw zbudować firmę świadczącą usługi księgowe. Miała wiedzę rachunkową, musiała nauczyć się głównie obsługi narzędzi i pozyskiwania klientów. W sierpniu 2025 r. uruchomiła Robles Bookkeeping.
Kilka miesięcy później organizator programu zatrudnił ją jako trenerkę. Dziś w ciągu dnia pomaga kursantom rozwijać własne biura księgowe, a po godzinach obsługuje klientów swojej firmy.
Od 22 dolarów do pierwszego kontraktu
Na start wydała 10 dolarów na licencję biznesową i 12 dolarów na domenę na rok. Polisę odpowiedzialności zawodowej za 280 dolarów wykupiła dopiero po podpisaniu pierwszej umowy.
Pierwszy klient znalazł ją sam. Robles zdobyła bezpłatny certyfikat QuickBooks ProAdvisor, przez co trafiła do publicznego katalogu specjalistów. Lokalny przedsiębiorca umówił rozmowę, opowiedział o swojej firmie, celach i problemach, a następnie zaakceptował ofertę. Kontrakt był wart około 400 dolarów miesięcznie.
Pierwsze pieniądze zainwestowała w stronę, logo, firmowy e-mail i płatne narzędzia. Podkreśla jednak, że taki biznes można prowadzić za mniej niż 100 dolarów miesięcznie, korzystając z darmowych alternatyw.
Ona sama wydaje więcej na rozwiązania ograniczające liczbę ręcznych czynności. Korzysta m.in. z Karbon do zarządzania zadaniami i Ignition do fakturowania, a 325 dolarów miesięcznie przeznacza na coworking. Dzięki temu łatwiej łączy etat z własną działalnością.
Nie wszystkie wydatki były trafione. Po zdobyciu dwóch klientów Robles zbyt szybko podpisała kilka umów abonamentowych. Stałe koszty doprowadziły do strat i presji, by przyjąć niemal każdego klienta. Jedna z potencjalnych klientek trzykrotnie próbowała obniżyć jej stawkę. Robles odmówiła, a rozmowy zakończyły się bez współpracy. Zrozumiała, że taki klient może kosztować więcej nerwów niż przynieść zysku.
Księgowość to nie samo wpisywanie danych
Robles przestrzega, że prowadzenie ksiąg małych firm rzadko jest prostą, powtarzalną pracą. Każdy klient korzysta z innych systemów, a integracje z QuickBooks często działają niepełnie. Księgowy musi wtedy szukać rozwiązań, tworzyć zapisy ręczne albo odtwarzać historię transakcji.
Najważniejszą kompetencją nie jest więc samo opanowanie programu, lecz gotowość do rozwiązywania nietypowych problemów. Wiedza rachunkowa pomaga zrozumieć, dlaczego określone operacje trzeba zaksięgować w konkretny sposób, a nie tylko odtworzyć instrukcję z samouczka.
Rozwój firmy był szybki. Pierwszego klienta Robles pozyskała po dwóch miesiącach. Dwa miesiące później otrzymała zlecenie porządkowania ksiąg warte 4 tys. dolarów, które przyniosło jej także drugiego stałego klienta płacącego 800 dolarów miesięcznie. Po kolejnym miesiącu średnie przychody wynosiły już około 2 tys. dolarów. Dziś firma generuje przeciętnie 2,8 tys. dolarów miesięcznie przychodu i około 1977 dolarów zysku po kosztach.
Nowe zlecenia przychodzą głównie z rekomendacji. Robles realizuje dwa wieloletnie projekty porządkowania dokumentacji i migrację danych do QuickBooks Online. Przy obecnym tempie wzrostu może wkrótce zatrudnić pierwszą osobę.
Największą satysfakcję dają jej reakcje przedsiębiorców. Wielu zgłasza się bez wiedzy, czy firma faktycznie zarabia, a po uporządkowaniu ksiąg odzyskuje kontrolę. Robles podkreśla, że słyszalna ulga po drugiej stronie telefonu jest dla niej jednym z najbardziej satysfakcjonujących elementów tej pracy.
Podobny model może być atrakcyjny także nad Wisłą, gdzie mikrofirmy i jednoosobowe działalności często zlecają obsługę finansów na zewnątrz. Barierą są jednak lokalne przepisy, częste zmiany podatkowe i odpowiedzialność za błędy. Sama znajomość programu nie wystarczy: potrzebne są kompetencje księgowe, aktualna wiedza oraz odpowiednie ubezpieczenie.
Jej najważniejsza rada jest prosta: sprawdzać finanse regularnie. Transakcje warto kategoryzować co najmniej raz w tygodniu, a rachunek zysków i strat analizować co miesiąc. Księgi odpowiadają nie tylko na pytania o rentowność. Pokazują też, czy marketing przynosi sprzedaż, które abonamenty obniżają marżę i czy kolejny zakup rzeczywiście pomoże firmie rosnąć.
Sprawdź też: Szafa, która zarabia jak firma. Nowojorczanki wynajmują ubrania za tysiące dolarów
