Sztuczna inteligencja wchodzi do firm poza zasięgiem ich zasad

Brak zgłoszonych problemów z AI może też oznaczać brak wiedzy o tym, co dzieje się w firmie. Według raportu EY Academy of Business i BGR Quantic ponad połowa respondentów HR w Polsce wskazuje brak polityki korzystania ze sztucznej inteligencji lub monitorowania tego zjawiska. Pracownicy tymczasem już sami znajdują narzędzia, które pomagają im pracować szybciej.

• Brak polityki korzystania z AI lub monitorowania jej użycia deklaruje 51,9 proc. respondentów HR oraz 45,8 proc. liderów biznesowych
• Wśród liderów firm zatrudniających do 249 osób brak kontroli wskazuje 59,4 proc., w porównaniu do 25,9 proc. w organizacjach powyżej tysiąca pracowników
• Aż 16,7 proc. badanych HR nie wie, z jakich narzędzi AI korzystają pracownicy, podczas gdy wśród liderów jest to 7,2 proc.
• Eksperci wskazują, że uporządkowanie wykorzystania AI powinno zaczynać się od poznania praktyk pracowników i ustalenia jasnych zasad

Shadow AI to korzystanie ze sztucznej inteligencji poza formalnymi zasadami organizacji lub bez wiedzy osób odpowiedzialnych za ten obszar. Może obejmować przygotowanie prezentacji, analizę dokumentów czy wspieranie rekrutacji. Z punktu widzenia pracownika jest to nieraz po prostu wygodny sposób na wykonanie zadania.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma nie potrafi ustalić, jakie informacje trafiają do narzędzia, do czego służy wygenerowana odpowiedź i kto odpowiada za jej wykorzystanie. Brak oficjalnego wdrożenia nie oznacza bowiem, że AI nie uczestniczy już w procesach biznesowych. Może uczestniczyć bez uzgodnionych reguł i bez widoczności na poziomie organizacji.

— Shadow AI jest zwykle sygnałem niezaspokojonej potrzeby biznesowej. Pracownicy szukają sposobów na szybsze wykonywanie pracy. Rolą organizacji jest stworzenie warunków, w których mogą robić to bezpiecznie — wyjaśnia Justyna Wyszyńska, starszy menedżer EY Academy of Business, odpowiedzialna za rozwój oferty szkoleniowej z zakresu prawa nowych technologii.

W module HR 26,5 proc. badanych wskazuje brak polityki korzystania z AI, a 25,4 proc. brak monitorowania zjawiska. Łącznie daje to 51,9 proc. odpowiedzi. Wśród liderów biznesowych analogiczny wynik wynosi 45,8 proc. To miara deklarowanego braku kontroli, a nie odsetek firm, w których dowiedziono naruszenia zasad czy wycieku danych.

Dalsza część pod materiałem wideo:

Organizacja wykrywająca przypadki użycia niezatwierdzonych narzędzi przynajmniej widzi część praktyk pracowników. Firma bez zasad i monitorowania nie ma podstaw, by uznać, że problem jej nie dotyczy. Ma przede wszystkim lukę informacyjną.

Sprawdź: Raport „Diagnoza jest, systemu nie ma”

Mniejsze firmy mają większą lukę

Według liderów biznesowych w Polsce brak kontroli nad tym obszarem występuje w 59,4 proc. organizacji zatrudniających do 249 osób. W firmach powyżej tysiąca pracowników odsetek wynosi 25,9 proc. Różnica wskazuje, że zdolność do porządkowania korzystania z AI jest silnie zróżnicowana zależnie od skali działalności.

Nie chodzi wyłącznie o zakup narzędzi. Mniejsza firma także musi ustalić, kto odpowiada za zasady, kto rozstrzyga wątpliwości i jak pracownik może zgłosić potrzebę nowego zastosowania. Bez takiej ścieżki formalna ostrożność może współistnieć z eksperymentowaniem poza wiedzą przełożonych.

Raport pokazuje również różnice w widoczności narzędzi. Wśród liderów biznesowych wykorzystanie ChatGPT przez pracowników wskazuje 62,7 proc., Microsoft Copilot 45,6 proc., a Google Gemini 36,7 proc. Rozwiązania wewnętrzne organizacji uzyskują 27 proc. wskazań. Wyniki nie oznaczają, że każde użycie popularnego produktu jest nieautoryzowane; pokazują, jak szeroki zakres praktyk trzeba rozpoznać.

Niepewność jest większa po stronie HR: 16,7 proc. respondentów z tej grupy nie wie, z jakich narzędzi korzystają pracownicy. Wśród liderów biznesowych to 7,2 proc. Oba moduły obejmują niezależne próby, więc nie jest to dowód konfliktu między działami tych samych firm. To jednak argument za włączeniem menedżerów operacyjnych do rozpoznania sposobów używania AI.

Od listy narzędzi do odpowiedzialności

Pierwszym krokiem może być zebranie informacji, do jakich zadań zespoły używają AI i jakie korzyści dzięki temu osiągają. Kolejnym jest określenie dopuszczalnych zastosowań oraz danych, które można przetwarzać. Zasady powinny pozwalać pracownikowi podjąć decyzję przy konkretnym zadaniu, a nie wymagać samodzielnej interpretacji ogólnej deklaracji o bezpieczeństwie.

— Samo poznanie narzędzia nie wystarcza. Organizacje potrzebują również umiejętności efektywnego wykorzystywania AI i pracy z danymi, znajomości zasad bezpieczeństwa informacji, rozumienia ograniczeń technologii oraz zdolności do świadomego podejmowania decyzji — zaznacza Sabina Sikorska-Suwała, menedżer EY Academy of Business odpowiedzialna za kompetencje technologiczne i cyfrowe.

Z perspektywy zarządu użyteczną zmianą jest więc stworzenie procesu, w którym pracownik może ujawnić potrzebę, uzyskać bezpieczne rozwiązanie i dowiedzieć się, kto sprawdza rezultat. Firma zyskuje wtedy wiedzę o rzeczywistym wykorzystaniu technologii oraz możliwość przenoszenia udanych eksperymentów do codziennej pracy.

O badaniu

Badanie BGR Quantic „Kompetencje w NAVI World” przeprowadzono metodą CAWI w czerwcu 2026 r. wśród 820 przedstawicieli HR, L&D i Talent Management oraz 652 liderów i decydentów spoza HR. Próby były niezależne, a wyniki mają charakter deklaratywny.